Arhiva ta, Misiunea noastră.
Trăim într-o lume în plină schimbare, o lume care este definită prin rapiditate, în care ceea ce ieri era valabil, mâine va fi complet uitat. Și în tot acest turbion cotidian, timpul devine din ce în ce mai prețios pentru fiecare dintre noi.
Beneficiile ArhivusMisiunea Arhivus
Însemnătatea însă este a fiecăruia dintre noi, pentru că pe fiecare dintre noi ne leagă o poveste afectivă de anumite fotografii, de anumite documente, fie că sunt acte de căsătorie, de botez, fie că sunt actele de înființare a unei companii, sau simple rapoarte ale angajaților. Și toate aceste povești pe care numai noi le știm, toate aceste trăiri, emoții și bucurii sunt păstrate în siguranță împreună cu documentele noastre. Materialele noastre sunt arhivate în chip profesionist și date în păstrare pentru a le asigura existența într-un loc sigur. Nu numai în noi.
Securizarea documentelor
Documentele sunt triate mai întâi manual. Este extrem de important să venim în ajutorul clientului prin păstrarea în condiții perfecte a documentelor acestuia, facem într-o primă etapă o triere manuală a tuturor documentelor pe care acesta ni le pune la dispoziție. După ce am terminat trierea documentelor, le alegem doar pe cele care trebuie păstrate în continuare conform legii.
Reducerea costurilor
O arhivă bine alcătuită presupune de la sine o reducere semnificativă a costurilor. Mai întâi, fiindcă noi sau angajații noștri nu ne mai luăm timpul de a „pune bine” toate actele ori documentele oficiale pe care dorim să le păstrăm. Apoi fiindcă nu mai suntem în situația de a căuta exact acel document de care avem nevoie. Stocarea se realizează în dosare și în cutii specifice arhivării.
Digitalizarea documentelor
Securizarea documentelor, precum și reducerea costurilor mai pot fi atinse și prin scanarea acestora. Nu există nicio altă metodă mai simplă și mai rapidă de a accesa propriile tale documente decât pe calculator. Această muncă este una extrem de migăloasă, dar care odată făcută aduce beneficii uriașe pe viitor. Putem avea acces oricând și de oriunde la propria noastră arhivă.
Certificare Arhiva Națională
Solicităm un audit din partea Arhvelor Naționale, nu eliminăm niciun document fără acordul scris al Arhivelor Naționale. În acest sens, garantăm siguranța că documentele nu doar sunt păstrate conform legii, ci oferim clienților noștri garanția că documentele eliminate nu doar că au depășit termenele de păstrare, dar nici nu vor mai fi solicitate cândva de autorități.
Fondarea
Arhivei
Pentru fondarea unei arhive noi, trebuie să stabilim mai întâi fondurile arhivistice existente în arhiva unității, dar și să determinăm apartenența documentelor la acel fond arhivistic, în conformitate cu Legea Arhivelor Naționale Nr. 16/1996, cu modificările și completările ulterioare.
Ordonarea
Documentelor
Documentele sunt ordonate mai întâi pe compartimente, folosindu-se criteriul cronologic sau alte criterii de ordonare pentru identificarea unităților arhivistice solicitate de către client. Succesiunea criteriilor de ordonare se stabilește de către creatorul sau de către deținătorul documentelor într-un sistem logic, menținut consecvent în întreaga prelucrare a fondului arhivistic.
Inventarierea
Documentelor
Documentele sunt încadrate într-un Nomenclator Arhivistic. Dacă clientul are unul propriu, documentele sunt încadrate în respectivul Nomenclator. În caz contrar, alcătuim noi un Nomenclator nou. Unitățile arhivistice sunt grupate pe probleme, termene de păstrare, sau pe alte criterii solicitate de către client. Următorul pas presupune întocmirea unui inventar arhivistic, care cuprinde toate unitățile arhivistice cu același termen de păstrare create pe parcursul unui an, de către un compartiment al unității creatoare de documente.
SelecționareaDocumentelor
Munca de selecționare trebuie efectuată cu foarte multă atenție, pentru că ea presupune identificarea unităților arhivistice a căror termen de păstrare a expirat conform Nomenclatorului Arhivistic. Gruparea ordonată a unităților arhivistice vor face obiectul selecționării pe compartimente constitutive și pe termene de păstrare conform inventarelor. După ce se finalizează această etapă, lucrarea de selecționare este înaintată Serviciului Județean al Arhivelor Naționale în vederea verificării și obținerii Avizului de înlăturare a lor din ciclul arhivistic.
Legarea
Documentelor
Documentele sunt legate în coperți de carton, astfel încât să fie permisă citirea completă a textului din interiorul dosarului. Un dosar poate fi alcătuit dintr-un document sau o filă sau mai multe documente până la un maximum de 250-300 de file. În cazul în care acesta depășește 300 de file, unitatea arhivistică se împarte în mai multe volume și se va ține cont de aspectul cronologic sau de cel alfabetic stabilit de către creatorul documentelor respective. Dosarul astfel format este etichetat pe față. Dosarele sunt apoi aranjate în ordine cronologică, în funcție de tipul documentului, precum și pe termene de păstrare separat.
Arhivus.
Arhivus înțelege dorința clientului de a-și păstra în siguranță și vine în întâmpinarea ei, în primul rând prin grija pe care o acordă documentelor. Fie că sunt de natură personală, fie că sunt de natură profesională, trierea lor se face manual, astfel încât nu se pot strecura niciun fel de erori în munca pe care o depunem. Astfel, noi ne transformăm în depozitarii celor mai de preț momente din viața voastră, ceea ce presupune o încredere reciprocă și o colaborare ca într-o familie. Firma noastră îți păstrează trecutul pentru ca prezentul să se transforme în viitor.
Excelent, totul ca la carte. Am câștigat spațiu, praful a dispărut ca prin minune, găsesc rapid și clar ceea ce caut. Mulțumim.
Mulțumesc Arhivus, ați reușit în cateva zile ceea ce noi nu am putut să facem în mai bine de 10 ani. Sunteți minunați!
Rapid, Curat, Logic. Suntem mai liniștiți la birou știindu-vă aproape. Recomand cu încredere serviciile voastre.
Nu credeam că se poate rezolva o astfel de problemă într-un tip așa de scurt. Vă felicit și vă doresc succes la arhivat.
Programează o Arhivă!
Arhivarea documentelor înseamnă să câștigăm și spațiu. Pentru că dintr-o dată, birourile, sertarele, rafturile, mesele noastre sunt lipsite de hârtii, pentru că, poate, camere întregi de depozitare sunt acum libere și pot fi folosite în alt scop. Pentru că o arhivă alcătuită în chip profesionist presupune și eliberarea acestor locuri în care ne lăsasem documentele ori amintirile să se prăfuiască ani întregi, iar toate aceste spații pot fi refolosite altfel.
*Acest website nu colecteaza date personale si nu folosește "cookies" pentru terțe funcționalități online. Toate drepturile rezervate Arhiva Jayate SRL